Informations générales sur le rôle

Titre du poste:	RESPONSABLE ACHAT
Sous la responsabilité de:	Directeur/trice Logistique
Niveau de carrière:	BAC+3/4
Bande de salaire:
Délai de préavis:
Responsabilité budgétaire?	NON
Des rapports directs?	Gestionnaires Stock, IT, Assistant logistique,
Client/programme-rôle de l’Union européenne ?(le rôle de client / programme face à des rôles impliquent des déplacements vers des programmes à l’étranger et/ou une interaction avec les clients)	Réunion Approvisionnement des Consortiums

À propos de MSI

MSI Reproductive choices est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d’affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l’espacement de naissances, et d’avoir les informations et les moyens de faire cela.

MSI Reproductive choices, Mali a commencé ses opérations cliniques en 2008 et est rapidement devenue la plus grande et la plus spécialisée organisation de planification familiale et de santé reproductive du Mali. Elle offre ses services à travers un centre d’excellence, des MS Ladies, des Equipes mobiles, un système de renforcement du secteur public et une équipe commerciale pour appuyer le volet marketing du programme.

MSI Reproductive choices Mali travaille à la fois avec les médias (radio / télévision) ainsi qu’avec la communication interpersonnelle qui est assurée par des mobilisateurs communautaires. Un centre d’appels est en place pour s’assurer que les informations peuvent être obtenues.

Le département/l’équipe

Département Logistique

Le rôle

Placé(e) sous la responsabilité directe (du) de la Directeur/trice Logistique, le/la Responsable Achat met à disposition les biens/services en accord avec les politiques et procédures de l’organisation. Il/Elle est garant (e) de la bonne gestion des achats. Il/Elle remonte les informations à travers les rapports détaillés et le logiciel de gestion des achats. Appartenant au département Logistique, le poste de Responsable Achat est un poste clé dans le dispositif fonctionnel de MS Mali.

• Elaboration et exécution des Approvisionnements/Achats
  • Au sein du service logistique, contribuer à l’élaboration des politiques logistiques, assurer la conformité et le suivi de ces politiques au sein des opérations réalisées
  • Assurer la correcte application des procédures de MS Mali et des bailleurs de fonds relatives aux achats des biens et services
  • Assurer l’application d’outils de lutte contre la corruption
  • Mettre en place le comité d’approvisionnement
  • S’assurer de la mise à jour de la matrice des seuils d’achats
  • Assurer et garantir la mise en œuvre effective des plans d’approvisionnement et chronogrammes d’achats pour chaque projet.
  • Exécuter la procédure de mis en place de la base de données fournisseurs,
  • S’assurer que le contrôle (Vetting check) de tous les fournisseurs/prestataires soit effectué
  • Mettre en place les contrats cadre fournisseurs
  • Faire le catalogue de produits liés aux activités du MS Mali,
  • S’assurer que les processus de passations de marchés (Appels d’offre restreint ou ouvert) soit fait de façon transparente et cohérente en application des procédures de MS Mali
  • Mettre en œuvre vis-à-vis des fournisseurs, les principes de mise en concurrence, de négociation, et de contractualisation
  • Assurer une veille économique et technologique
  • Recueillir l’expression des besoins d’achats et participer en liaison avec les demandeurs à la définition du juste besoin
  • Rédiger les éléments du dossier de consultation relatif à l’expression du besoin et du choix du fournisseur
  • Enregistrer les demandes d’achat et appliquer une stratégie d’achat permettant d’atteindre des objectifs d’économies, de qualité et d’efficience
  • Prospecter les fournisseurs et évaluer la concordance de leurs propositions avec les besoins des objectifs
  • Suivre la performance des fournisseurs et faire leurs évaluations dans le respect des standards de MS Mali
  • A partir de la prévision annuelle des achats/marchés : définir les stratégies d’achats
  • Participer aux réunions, apporter son expertise technique sur les projets d’achats
  • Transmettre les factures aux finances dans les délais et suivre le paiement des fournisseurs
  • Traiter les dépenses conformément au planning des projets afin d’éviter les UNFUNDED
  • Conduire les études de marché sur la base de sa bonne connaissance du contexte commercial et des fournisseurs locaux
  • Superviser la qualité et l’adéquation des besoins, respect des plannings, organisation des moyens et suivi requis
  • Assurer une bonne qualité d’approvisionnement dans le respect des procédures logistiques de MS Mali
  • S’assurer que les outils de logistique et de gestion des approvisionnements sont appliqués dans toutes les régions et effectuer leur analyse régulière.
  • Contribuer à développer la Chaîne d’approvisionnement
  • Faire les formations du personnel sur les processus d’achat

• Gestion des importations/exportations
  • Assurer la liaison avec les transitaires pour faciliter le dédouanement de toutes les marchandises importées
  • Assurer la liaison avec les transitaires pour faciliter l’exportation de toutes les marchandises
  • Veiller à l’application des clauses de l’accord cadre par le transitaire

• Garantir le respect des réglementations internationales et nationales.
  • Suivre les demandes d’exonération

Vols locaux /Transport routier
Vols locaux & Fret aérien

• Rechercher les opportunités de vols locaux et procéder à l’inscription de l’organisation
• Faire les réservations sur les vols locaux en direction des régions du Mali
• Appuyer à l’expédition d’équipements et de matériel par fret aérien au nord du Mali

Transport (en collaboration avec le gestionnaire de stock)

• Contribuer au bon dimensionnement et au choix en matière de transport de marchandises
• Assurer le respect des procédures et instructions logistiques en matière de transport de de marchandises
• Contribuer à la collecte d’informations, à l’analyse et à l’identification des routes d’approvisionnements les plus adaptées / adéquates

Contrôle interne et audit externe

• Responsable de la mise à disposition des pièces et du suivi des audits de MS Mali
• Assurer le suivi et le respect des recommandations des auditeurs externes et des auditeurs internes globaux.

Veiller à l’organisation administrative des ateliers et des visites Interne et Externe :

• Organiser les visites externe (Réservation d’hôtel, déplacements…).
• Responsable pour l’organisation pratique et administrative des formations, réunions et séminaires lies à la vie de l’organisation
• Réservation et Achat de billet d’avion ainsi que les assurances voyages

Rapportage et Archivage

• Transmettre les dépenses aux finances avant la fin de la clôture mensuelle.
• Tenir une réunion de suivi hebdomadaire avec le comptable fournisseur
• Transmettre hebdomadairement le suivi des achats aux staff
• Préparer et tenir à jour les dossiers d’achats
• Faire l’archivage physique et numérique de tous les documents en lien avec le processus d’approvisionnement.
• Soumettre mensuellement le rapport de gestion des achats dans le délai (le 07 du mois N+1)

Veuillez noter que vous pouvez également être amené à effectuer des tâches ponctuelles supplémentaires raisonnables, à la demande de votre supérieur hiérarchique.

Veuillez lire ce document conjointement avec la spécification de la personne pour le rôle.

Nous voulons des personnes qui soutiennent notre mission pour accroître l’accès à des services de santé sexuelle et reproductive partout. Nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils partagent notre vision et notre engagement à réaliser notre mission tout en promouvant l’égalité et en préservant le bien-être de tous les clients et collègues.

Qualification

Bac+3/4 dans le domaine de la logistique humanitaire ou équivalent, vous justifiez d’au moins trois ans d’expérience de terrain avec une ONG humanitaire.

Expérience

• Logisticien/ne humanitaire
• 3 ans d’expérience dans le domaine des Achats avec les ONG
• Expérience comme responsable d’équipes
• Expertise en analyse, évaluation des produits, services et fournisseurs, démarche qualité, achats responsables. Connaissances : ingénierie d’achat, processus achat
• Maîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel)
• Capacités rédactionnelles et expérience d’élaboration de rapports
• Bonne connaissance ou expérience des ONG (fonctionnement, mandats etc.…)

Attitude et motivation

• Pro-Choice
• Intérêt pour la santé publique, en particulier la santé sexuelle et de la reproduction Flexible, prêt à s’adapter à un environnement qui change rapidement
• Rigoureux, et organisé et faites preuve de confidentialité dans les missions qui vous sont confié
• Orienté sur les résultats
• Humilité et patience
• Rigueur, flexibilité sens de l’organisation
• Autonomie, réactivité
• Capacité de communication
• Capacité à travailler sous pression
• Facilités de travail en équipe. A l’aise et souple dans les relations humaines
• Solide sens de l’humour et agilité intellectuelle
• Capacité d’adaptation et d’intégration
• Prêt à voyager à l’intérieur du pays

Procédures de dépôt de candidature

• Une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste.
• Un CV actualisé détaillé
• 3 références professionnelles

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courriel à recrutement@msimali.org au plus tard le O7/05/2023.

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le/la candidat(e) postule, soit « Candidature au poste de Responsable Achat »

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour le test seront contactés.