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Avis d'appel d'offre

Termes de Référence révisés (Client Exit Interview)

Entrevues à la sortie de clients de Marie Stopes Mali

 

INTRODUCTION :

En octobre 2022 Marie Stopes Mali prévoit de mettre en œuvre des entrevues à la sortie des clients dans les centres, les sites des équipes mobiles, les sites de prestation des MS Ladies et au niveau des PSS (CSCOM partenaires). Le but de ces entrevues à la sortie est de recueillir des informations sur les clients telles que leur satisfaction à l'égard du service reçu, comment ils ont entendu parler des centres, les équipes mobiles, les MS Ladies et les PSS et connaitre le profil des clients et leur statut socio-économique.

 

  1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION :

Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale à but non lucratif utilisant des techniques modernes d'affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale. Ces programmes ont pour objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national.  MSI est engagée à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement du nombre et de l'espacement des naissances, et d'avoir les informations et les moyens pour ce faire.

L’ONG MS Mali a vu le jour en 2008, s’agissant du premier programme de MSI en Afrique de l’Ouest francophone il fait face à plusieurs défis quant à la création de la demande, la qualité de ses services en particulier et à l’accès aux services de planification familiale en général.  Au Mali le taux de prévalence contraceptive est très bas et stagnant tandis que le taux de fertilité demeure élevé.

Marie Stopes Mali dispose d’une clinique de santé basée à Bamako. La clinique offre tous les services de SR/PF ainsi que des consultations généralistes et spécialisées assorties d’analyses de laboratoires et d’échographie. Marie Stopes Mali dispose également de cinq (05) équipes mobiles, un réseau de CSCOM partenaires de plus de 300 PSS et vingt-deux (22) Marie Stopes Ladies (MS Ladies) dont les quatorze (14) offrent les services de PF à travers les six communes du district de Bamako et environs. Les huit (08) autres sont reparties entre les villes de Kayes, Sikasso, Ségou, San, Koutiala et Mopti.

Période de l’étude : Octobre 2022 

Zones d’intervention :

La collecte des données aura lieu dans les canaux et les sites des localités suivantes :

  • MS Mali Centre d’excellence, Bamako ;
  • MS Ladies au nombre de vingt (22) à travers les sites du district de Bamako, les villes de Kayes, Sikasso, Ségou, San, Koutiala et Mopti ;
  • MS Mali sites urbains et ruraux des cinq (05) équipes mobiles d’extension de Kita, Sikasso, Ségou ;
  • Les sites PSS urbains et ruraux des régions de Koulikoro, Sikasso, Ségou et Mopti.
  1. LES OBJECTIFS DE L’ETUDE ET LES RESULTATS ATTENDUS

 

OBJECTIFS

RÉSULTATS ATTENDUS

1.    Traduire le questionnaire en langue locale ;

1.    Le questionnaire est traduit en langue locale ;

2.    Recruter et former des agents de terrain ;

2.    Le recrutement et formation des agents de terrain est fait ;

3.    Assurer le contrôle de la qualité des données ;

3.    Le contrôle de la qualité des données est assuré ;

4.    Mesurer le niveau de satisfaction de nos clients par district et par région ;

4.    Le niveau de satisfaction de nos clients par district et par région est connu ;

5.    Identifier le profil de nos clients par district et par région ;

5.    Le profil de nos clients par et district par région est connu ;

6.    Mesurer le niveau de pauvreté de nos clients dans chaque canal, par district et par région ;

6.    Le niveau de pauvreté de nos clients par canal, par district et par région est mesuré ;

7.    Mesurer le niveau vulnérabilité des ménages dans les sites de MS Mali

7.    Le niveau de vulnérabilité des ménages par sites est mesuré ;

8.    Apprécier le comportement de nos prestataires vis-à-vis des clients ;

8.    Le comportement de nos prestataires vis-à-vis des clients est connu ;

9.    Faire ressortir le nombre de refus de clients interviewés ;

9.    Le nombre de refus de clients interviewés est connu ;

10. Présenter une première base des données en format SPSS ;

10.Les données préliminaires sont présentées en format SPSS ;

11. Présenter les données finales en format SPSS ;

11.Les données finales sont présentées en format SPSS ;

12. Présenter un rapport final à MS Mali.

12.Un rapport final est présenté à MS Mali.

 

  1. ROLES ET RESPONSABILITES

 

Il est prévu que le consultant exécutera les tâches suivantes :

  • Préparer et soumettre le protocole de recherche interview à la sortie des clients au comité d’éthique pour approbation ;
  • Relecture, bonifications et validation du questionnaire ;
  • Former les agents de terrain sur l’administration du questionnaire en langue locale ;
  • Contrôle de qualité lors de la collecte des données ;
  • Analyse rigoureuse des données : en cours d’étude, pour recadrer l’enquête au besoin et à la fin de l’étude pour la compilation et les recommandations ;
  • Rapports d'étapes intermédiaires soumis à MS Mali ;
  • La saisie et le nettoyage des données ;
  • Présentation des données à MS Mali en format SPSS ;
  • Présentation du rapport final de MS Mali.

La supervision générale de l’étude sera assurée par le personnel de MS Mali.

METHODOLOGIE :

La stratégie d’échantillonnage est faite séparément pour chaque canal de distribution (équipes mobiles, centre fixe, MS Ladies et les PSS). L'échantillon est représentatif de la population cible au moment de la collecte des données. Chaque canal de distribution est composé de sites. Dans le cas, où le canal de distribution a moins de 30 sites, tous les sites seront échantillonnés. Les clients (répondants) seront choisis de manière systématique, en fonction de la taille de l'échantillon et le débit du site Seuls les clients qui visitent les points de prestation durant cette période ont une chance d'être sélectionné.

NB : la collecte des données sur site doit se faire sur tablette pour minimiser le temps de collecte et de saisie des données pour une durée maximum d’un (01) mois.

  • Equipes mobiles :

Au total, MS Mali dispose de 5 équipes mobiles évoluant sur plus 400 sites avec une prestation de plus 10 000 clients de janvier à juin 2022. Les sites des équipes mobiles étant supérieurs à 30, la méthode d’échantillonnage en grappe sera utilisée. Selon les contraintes techniques et budgétaires, un nombre de 30 sites a été retenu. Les 30 sites seront tirés de manière aléatoire à partir des 400 sites par le biais de l’outil de tirage (sample selector) de MSI. Pour la détermination de ces 30 sites, nous avons tenu en compte la représentativité des 5 équipes mobiles. Au niveau des équipes mobiles, la taille minimale de l’échantillon des clientes souhaitée est de 160 et la taille maximale de 600. Pour cette étude nous envisageons mener la collecte sur 30 sites de prestation.

  • Centre de Bamako :

Dans le centre, les clients en PF seront interrogés. Selon le « sample selector », le nombre minimum de répondants doit être collecté sur un nombre total de clients du centre au cours des six derniers mois de l’année en cours.

 

  • MS Ladies :

Avec une prestation semestrielle de plus 21 000 clients sur plus 200 sites à travers les six communes du district de Bamako et environs, les villes de Kayes, Sikasso, Ségou, San, Koutiala et Mopti. La collecte des données concernera 60 sites.

 

  1. DUREE DU CONTRAT

La durée du contrat est de trois mois. Le consultant devra entreprendre les travaux durant le mois d’octobre 2022.

  1. CONDITIONS CONTRACTUELLES

La consultation aura lieu courant octobre 2022 avec un maximum de trois jours de formation sur la méthodologie et l'utilisation du questionnaire. Toute la préparation et le travail de terrain doit être effectué dans les 4 semaines, la saisie des données et de l'analyse se feront dans la semaine après la fin de la collecte des données.

La base des données en format SPSS nettoyées et apurées doit être envoyée par mail au plus tard le 05 décembre 2022.

Le rapport provisoire en version électronique doit être envoyé au plus tard le 20 décembre 2022.

En fin, le rapport final doit être déposé au plus tard le 30 décembre 2022.

Tout retard dans la livraison du rapport final est passible d'une pénalité de 2% par jour.

Le consultant devra être payé dans les 30 jours ouvrables suivant la présentation de la facture : 40% à la signature du contrat, 40% au dépôt du rapport provisoire et 20% un mois après la livraison du rapport final.

  1. INSTRUCTION AU CONSULTANT
  2. Préparation des Propositions

La documentation doit être rédigée en français, et signé par une personne habilitée à engager la société / individu. Le consultant est prié de soumettre trois copies de la proposition technique et trois copies de sa proposition budgétaire.

Dans le cadre de la proposition, un calendrier indicatif / exécution du plan doit être préparé qui comprend les principales activités qui ont trait à l’étude et montrer comment ce travail sera accompli dans le délai imparti. Il est recommandé que le calendrier soit organisé en fonction des produits livrables. La fourniture peut inclure la réalisation des activités et / ou de la présentation des produits finis.

  1. Préparation du budget

Un budget détaillé pour chaque livrable et un résumé du budget.

Le consultant devra faire une proposition de budget suffisamment détaillé pour permettre une analyse des coûts. Les budgets doivent être présentés en monnaie locale.

Un budget détaillé doit être soumis, qui devrait inclure :

  • Salaires : Taux journalier et le nombre de jours de travail pour chaque catégorie de personnel (agents enquêteurs, par exemple, les superviseurs, etc. conducteurs) ;
  • Per diem : Taux journalier et le nombre de jours de travail pour chaque catégorie de personnel
  • Transport : Inscrire le nombre de véhicules et le nombre de jours nécessaires, coût estimé kilométrage et du carburant par cent, l'entretien des véhicules et / ou de la location, si nécessaire.
  • Divers : Liste de tous les autres coûts couvrant l’enquête.

NB : le consultant une fois recruté, doit préparer et soumettre un protocole de recherche CEI au comité d’éthique national pour approbation.

 

  1. DOSSIERS DE SOUMISSION (critères de sélection)
  • Administratif : 100 points

NB : Des copies légalisées des documents ci-dessous datant de moins de trois mois à la date de soumission. Seules les propositions des documents administratifs ci-dessous jugées conformes à la demande seront acceptées pour la suite de l’évaluation

  • Une Attestation de situation fiscale,
  • Une copie du registre du commerce,
  • Une copie du NIF,
  • Une Attestation de non-faillite,
  • La déclaration de TVA du mois d’août 2022
  • Les documents de la politique éthique de MSI (énumérés ci-dessous)

Veuillez-vous assurer que tous les annexes sont dûment remplies. Les éléments ci-dessous seront comptabilisé pour le critère Administratif :

Documents/éléments requis obligatoirement

Actions

Formulaire de dépôt d'offre

Doit être rempli, signé et daté ; cacheté

Déclaration du soumissionnaire d'absence de conflit d'intérêts

Doit être rempli, signé et daté ; cacheté

Formulaire de déclaration des soumissionnaires

Doit être rempli, signé et daté ; cacheté

Questionnaires aux fournisseurs non médical

Doit être rempli, signé et daté ; cacheté

Conditions du contrat / conditions générales d’achat

Doit être rempli, signé et daté ; cacheté

Code de conduite

Doit être rempli, signé et daté ; cacheté

 

  • . Les critères techniques : (100 points)

 

Critères

Notes

Observations

Compréhension du mandat

20%

 

Démarche méthodologique (chronogramme)

30%

 

Expérience sur les questions de satisfaction des clients.

30%

 

Qualité de l’équipe (expertises requises dans les études de satisfaction

20%

 

 

Observations

Note éliminatoire : moins de 70 points (hors offre financière)

 

  • Financier : (100 points)

Une offre financière HT et TTC détaillées prenant en compte toute les charges.

La méthode de sélection est fondée sur le moins disant        

Au cas où deux offres se retrouveraient ex-æquo à l’issue du calcul de la note globale, il sera retenu en priorité le soumissionnaire qui aurait présenté les meilleures références ou la meilleure démarche méthodologique.

 

Signature :                                                                                                    Date : Bamako, 10 / 08 / 2022      

Préparé par :

 

 

 

Approuvé par :

                                  

 

Références codification (Date, Nom et Signature du Coordinateur de projet)

Date :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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