Agent Administratif

Informations générales sur le rôle

Titre du poste :

Agent Administratif

Sous la responsabilité de :

Responsable Régional

Niveau de carrière :

Au moins 1 ans dans un poste similaire

Types de contrat

Local

Responsabilité budgétaire ?

Non

Des rapports directs ?

Ladies, EM, PSS, Gestionnaire Stock, Flotte, Achat

 

 

À propos de MSI

MSI Reproductive choices est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d'affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l'espacement de naissances, et d'avoir les informations et les moyens de faire cela.

MSI Reproductive choices, Mali a commencé ses opérations cliniques en 2008 et est rapidement devenue la plus grande et la plus spécialisée organisation de planification familiale et de santé reproductive du Mali. Elle offre ses services à travers un centre d’excellence, des MS Ladies, des Equipes mobiles, un système de renforcement du secteur public et une équipe commerciale pour appuyer le volet marketing du programme.

MSI Reproductive choices Mali travaille à la fois avec les médias (radio / télévision) ainsi qu'avec la communication interpersonnelle qui est assurée par des mobilisateurs communautaires. Un centre d'appels est en place pour s'assurer que les informations peuvent être obtenues.

La présente initiative ‘Hèrè – Bien-être des femmes au Mali, financé par le gouvernement du Canada (AMC), vise à améliorer le bien-être des femmes en âge de procréer en matière de santé sexuelle et reproductive (SSR) et à renforcer la prévention et la réponse aux violences basées sur le genre (VBG) au Mali. C’est un projet de consortium dirigé par MSI et en partenariat avec Radios Rurales Internationales (RRI) et Women in Law and Development in Africa (WILDAF). L’initiative sera mise en œuvre sur une durée de cinq ans, et sera lancée à partir d’avril 2021.

Le département/l'équipe

Département Logistique

Le rôle

Travaillant avec et rapportant au Responsable Régional, l’Agent Administratif est un membre clé de l’équipe Logistique, Finance et RH de MS Mali. 

Le/La titulaire de ce poste est responsable du bon fonctionnement du bureau régional, assure la gestion du stock, trésorerie, administration et vient en appui au Responsable régional.

 

Responsabilités clés

Sous la responsabilité directe du Responsable Régional, l’agent administratif aura en charge :  

1-Ressources Humaines

 

·Suivre les dossiers INPS et AMO du personnel

·Suivre les congés du personnel de la coordination et s’assurer de la transmission mensuelle de l’état à Bamako pour saisie

·Soumettre les contrats de travail à l’inspection du travail pour visa

·Suivre et faire le paiement des allocations familiales du staff.

2-Gestion des bureaux, Achat & Flotte

·Appuyer le Responsable Régional dans la gestion administrative du bureau

·Participer à la mise en place de la base fournisseur de la région selon les procédures

·S’assurer de la mise en place des contrats cadre avec les fournisseurs

·Effectuer les petits achats locaux en respectant les procédures en vigueur 

·Réceptionner les tickets de carburant des équipes 

·Suivre les réparation et maintenance des auto/moto

·Organiser l’envoi du courrier au siège à Bamako selon la fréquence définie

·Renforcer le bureau de coordination 

Magasin & Gestion des Stocks

·Gérer le magasin régional selon les normes de MSI 

·Assurer la liaison avec le magasinier central de Bamako pour l’approvisionnement trimestriel du magasin régional 

·S’assurer qu’il n’y a pas de rupture de stock en veillant sur le stock de sécurité, le délai d’approvisionnement et la consommation des canaux

·Approvisionner les différents canaux de la région dans les délais

·Faire les réconciliations régulières (hebdomadaires et/ou par tournée) avec les différentes équipes 

·Faire les inventaires

Comptabilité Finance et trésorerie

·Gérer la petite caisse (entrées sorties)

·Vérifier toutes les factures et en assurer les paiements 

·Faire le traitement et paiement des impôts et taxes

·Effectuer l’encodage de l’ensemble des pièces comptables, la saisie sur Excel ou tout autre outil de gestion officiel, leur classification et l’archivage des copies, et expédition des originaux au siège à Bamako 

·Scanner toutes les pièces et l’envoyer au comptable au siège à Bamako selon la fréquence définie 

·Toutes autres tâches en rapport avec sa fonction à la demande de la hiérarchie

Veuillez noter que vous pouvez également être amené à effectuer des tâches ponctuelles supplémentaires raisonnables, à la demande de votre supérieur hiérarchique.

Veuillez lire ce document conjointement avec la spécification de la personne pour le rôle.

Nous voulons des personnes qui soutiennent notre mission pour accroître l'accès à des services de santé sexuelle et reproductive partout. Nous attendons que de tous les membres de l'équipe qu'ils partagent notre vision et notre engagement à réaliser notre mission tout en promouvant l'égalité et en préservant le bien-être de tous les clients et collègues.

Qualification

·Avoir une formation en logistique/Finance/RH

Expérience

·Avoir au minimum d’un an d’expérience dans un poste similaire ;

·Connaissance en logistique, finance, administration, RH

·Bonne connaissance des principes, procédures et pratiques de comptabilité, logistique

·Maitrise de Word et Excel

Attitude et motivation

·Avoir un esprit de confidentialité 

·Être rigoureux et de bonne moralité 

·Être autonome et avoir une bonne capacité d’organisation, diplomate patient et flexibilité 

·Capacité de travailler sous pression, d’analyse et force de proposition 

·Excellentes capacités orales et écrites de communication en français 

Autres

·Engagement en faveur des droits sexuels et de la reproduction 

·Être proactif 

Procédures de dépôt de candidature

·Une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste.

·Un CV actualisé détaillé

·3 références professionnelles

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courriel à recrutement@msimali.org au plus tard le…15juillet 2021……………….

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat postule, soit « Candidature au poste de Agent Administratif »

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour le test seront contactés.

 

 

 

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