Chargé de la Comptabilité des projets

Informations générales sur le rôle

Titre du poste :

Chargé de la Comptabilité des projets

Sous la responsabilité de :

DAF

Niveau de carrière :

Au moins 5 ans dans un poste similaire

Bande de salaire :

Délai de préavis :

Types de contrat

Local

Responsabilité budgétaire ?

Yes

Des rapports directs ?

Comptables, Channel Leads, Grants, DAF, HR, Logistique,

À propos de MSI

MSI Reproductive choices est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d'affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l'espacement de naissances, et d'avoir les informations et les moyens de faire cela.

MSI Reproductive choices, Mali a commencé ses opérations cliniques en 2008 et est rapidement devenue la plus grande et la plus spécialisée organisation de planification familiale et de santé reproductive du Mali. Elle offre ses services à travers un centre d’excellence, des MS Ladies, des Equipes mobiles, un système de renforcement du secteur public et une équipe commerciale pour appuyer le volet marketing du programme.

MSI Reproductive choices Mali travaille à la fois avec les médias (radio / télévision) ainsi qu'avec la communication interpersonnelle qui est assurée par des mobilisateurs communautaires. Un centre d'appels est en place pour s'assurer que les informations peuvent être obtenues.

Le département/l'équipe

Finance

Le rôle

Travaillant avec les managers de projets et rapportant au DAF, le chargé de la comptabilité des projets est un membre clé de l’équipe Finance de MS Mali. 

Le (la) chargé de la comptabilité des projets est l’un des garant de la gestion des ressources financières au sein de MSI Mali. A part la gestion quotidienne des fonds pour la mise en œuvre des projets, cette direction est le premier responsable du maintien de l’image de MSI Mali vis-à-vis des Bailleurs de Fonds en respectant rigoureusement les procédures et engagements (qualité et délai de reporting) envers ces derniers. Elle s’occupe du maintien de la comptabilité des projets et élabore en collaboration avec le directeur financier et administratif et les autres membres de l’équipe grants les budgets prévisionnels correspondant aux projets à mettre en œuvre ainsi qu’aux plan stratégique et plan annuel du programme. Le chargé de la comptabilité des projets est le premier responsable de la comptabilité des projets et il supervise toutes les activités finance et comptabilité, et assure la conformité des reporting financiers des Bailleurs de Fonds aussi bien que la conformité des systèmes et procédures avec les règlementations fiscales en vigueur au Mali. Le chargé de la comptabilité des projets travaille sous la supervision du DAF, supervise à son tour les comptables des projets et assistant comptable. Le chargé de la comptabilité des projets supporte et donne des formations si nécessaire à tous les membres des équipes de MSI Mali afin qu’ils puissent comprendre les données financiers, les exploités et de contribuer à la réalisation de notre principal objectif de pérennisation à travers l’efficience. Le poste fonctionne avec des horaires de travail standards qui pourront s’adapter en fonction des activités. Il est basé à Bamako mais comprendra des déplacements dans les régions du Mali.

Votre première responsabilité est de soutenir la mission de MSM qui est d’assurer aux individus le droit d'avoir des enfants par choix et non par hasard. Vous devrez adopter, appliquer, et promouvoir les valeurs essentielles de MSI :

1) Motivés par une mission

2) A l’écoute de nos partenaires

3) Stimulés par une culture du résultat

4) Doté d’un esprit pionnier

 5) Partisans d’une démarche durable

6) Axés sur la personne

Responsabilités clés

· Gestion financière des programmes de MSM respectant les procédures de MSI et les engagements envers les Bailleurs de Fonds

 · Superviser toutes les activités finance et comptabilité, y compris le reporting à MSI Londres et Donor reporting.

· Maintenir et mettre à jour les procédures de codification de dépenses pour les différents projets et la conception et mise en place de procédures appropriées pour des nouveaux projets et activités en collaboration avec les Channel Leads, les grants et les comptables.

· Préparer des rapports mensuels (PFR), trimestriels et ad hoc pour la validation du chargé de la comptabilité des projets et soumission aux grants managers afin qu’ils aient connaissance des dépenses des différents projets en cours.

· Prépare des questions destinées aux équipes opérations, coaching des opérations sur la compréhension des transactions du mois, suivi du Burn rate c.-à-d. le niveau de dépense par rapport au temps expiré, suivi des engagements avec les grants managers, conformité bailleur, suivi des impératifs de co-financement, suivi de l’utilisation des centres de couts uniques pour chaque bailleur, -suivi de capture des immobilisations selon les règles bailleurs,

 · Participe en collaboration avec les grants, les channels lead, le chargé de la comptabilité des projets et les autres comptables, le développement du Business Plan

· Concevoir et implémenter des systèmes de contrôle financier dans l’Organisation y compris la préparation des budgets et les prévisions.

· Maintenir et développer tous les procédures et systèmes comptables afin d’assurer que le traitement des recettes, des comptes clients, des règlements (factures, notes de frais, salaires, acomptes et avances etc.) soit assuré d’une manière efficace, sans erreur et sans risque, et que toutes les autorisations nécessaires ont été obtenues.

· Préparation, en utilisant les derniers forecast ou budget a jour et respectant le phasing, avec mise à jour régulière (à déterminer par le FD), partage les grilles d’allocation des salaires pour les timesheet mensuellement avec les RH et FD

· Préparer des rapports mensuels (MRP), trimestriels et ad hoc pour la validation du DAF et soumission aux managers afin qu’ils aient connaissance des dépenses des différents projets en cours.

·  En collaboration avec les grants, les channels lead, le DAF et les autres comptables, développer le Business Plan

· En collaboration avec les autres départements, surtout les Channel lead, développer les forecast trimestriel afin de prévenir la bonne couverture financière jusqu’à la fin de l’année et de prévoir les risques éventuels afin de les mitiger.

· Assurer la préparation dans les délais toutes informations et rapports financiers à soumettre aux bailleurs de Fonds.

· Maintenir et mettre à jour les procédures de codification de dépenses pour les différents projets et la conception et mise en place de procédures appropriées pour des nouveaux projets et activités en collaboration avec les Channel Leads, les grants et les comptables.

Assurer la conformité des procédures de comptabilité avec les procédures définies par MSI et le manuel SUN.

· Préparer et analyser les rapports mensuels de tous les canaux

· Assurer la gestion de la trésorerie et les relations avec les banques.

· Assurer la conformité des systèmes et procédures avec les lois et règlements et fiscalité en vigueur au Mali.

· Préparer les comptes annuels du programme pour les commissaires aux comptes en conformité avec les réglementations en vigueur et assurer les relations avec les auditeurs.

· Collaborer avec le service Audit Interne lors de leur visite et assurer la résolution rapide des problèmes soulevés.

· Informer et former les membres de l’équipe MSI Mali à comprendre les données financières afin qu’ils puissent contribuer efficacement à la gestion financière globale

Gestion de l’équipe du Département sous sa responsabilité

· Diriger, guider et suivre le personnel du Département Finances sous sa responsabilité et assurer leur formation appropriée.

· Assurer la gestion de performances de l’équipe sous sa responsabilité ;

· Assurer le flux de communication continu au sein de ses supervisés, au sein du département Finances ainsi qu’avec les différents départements et les canaux

· Responsable de la motivation de l’équipe sous sa supervision pour assurer sa productivité

Veuillez noter que vous pouvez également être amené à effectuer des tâches ponctuelles supplémentaires raisonnables, à la demande de votre supérieur hiérarchique.

Veuillez lire ce document conjointement avec la spécification de la personne pour le rôle.

Nous voulons des personnes qui soutiennent notre mission pour accroître l'accès à des services de santé sexuelle et reproductive partout. Nous attendons que de tous les membres de l'équipe qu'ils partagent notre vision et notre engagement à réaliser notre mission tout en promouvant l'égalité et en préservant le bien-être de tous les clients et collègues.

Qualification

· Au moins Bac+2 en Gestion/Comptabilité ou Finances ou bien diplôme équivalent et 5 ans d’expérience dans le domaine de la gestion stratégique de projets de développement ou de santé publique

Expérience

· Contrôles fiscaux pour des programmes de développement ou dans le domaine de la santé publique

 · Procédures système de rapportage auprès des Bailleurs de Fonds

 · Procédures et réglementations fiscales au Mali

 · Gestion de projet de développement, ou projet dans le domaine de la santé publique

Compétences :

 · Capacité de leadership et d’organisation

 · Très bonnes capacités rédactionnelles en Français et Anglais

· Langues : Français, Anglais et Bambara

Attitude et motivation

· Orienté vers le Résultat

· Sens de la rigueur

· Engagé pour l’amélioration des services de santé reproductive

 · Souhaite renforcer et développer ses capacités de leadership

 · Pro-choix

Procédures de dépôt de candidature

·       Une lettre de motivation de maximum 1 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste.

·       Un CV actualisé détaillé

·       3 références professionnelles

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courriel à recrutement@msimali.org au plus tard le 07/05/2023

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat postule, soit « Chargé de la Comptabilité des Projets »

NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour le test seront contactés.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.