8000 11 88

ASSISTANT LOGISTIQUE

Informations générales sur le rôle

Titre du poste:

ASSISTANT LOGISTIQUE

Sous la responsabilité de:

Directeur/trice Logistique

Niveau de carrière:

BAC+2

Bande de salaire:

 

Periode d’essai:

2 mois

Responsabilité budgétaire?

NON

Des rapports directs?

Point Focal parc, Responsable Achat, IT

Client/programme-rôle de l'Union européenne ?

(le rôle de client / programme face à des rôles impliquent des déplacements vers des programmes à l'étranger et/ou une interaction avec les clients)

Non

À propos de MSI

MSI Reproductive choices est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d'affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l'espacement de naissances, et d'avoir les informations et les moyens de faire cela.

MSI Reproductive choices, Mali a commencé ses opérations cliniques en 2008 et est rapidement devenue la plus grande et la plus spécialisée organisation de planification familiale et de santé reproductive du Mali. Elle offre ses services à travers un centre d’excellence, des MS Ladies, des Equipes mobiles, un système de renforcement du secteur public et une équipe commerciale pour appuyer le volet marketing du programme.

MSI Reproductive choices Mali travaille à la fois avec les médias (radio / télévision) ainsi qu'avec la communication interpersonnelle qui est assurée par des mobilisateurs communautaires. Un centre d'appels est en place pour s'assurer que les informations peuvent être obtenues.

 

Le département/l'équipe

 

Département Logistique

 

Le rôle

 Sous la responsabilité hiérarchique de la/du Directrice (eur) Logistique, l’Assistant(e) Logistique est un soutien dans la gestion courant de la logistique et garant de la bonne gestion du parc automobile et des bâtiments. Il/Elle met à disposition les produits en accord avec les impératifs. Aussi il/elle remonte les informations à travers les rapports détaillés et le logiciel de gestion du parc automobile. Appartenant au département Logistique, le poste de d’assistant (e) logistique est un poste clé dans le dispositif fonctionnel de MS Mali. Il/Elle vient en appui au Point Focal Flotte.

 A ce titre, il/elle assumera les responsabilités suivantes :

 

Responsabilités clés

1. Assister à la Gestion de la Flotte

· Faire la mise à jour des bases de données des conducteurs et des véhicules

·Assurer le suivi de la validité des pièces administratives des véhicules (assurances, vignettes…)

·Etablir les demande des régimes dérogatoires

·Faire le suivi de renouvellement des carte grise avec le transitaire

·Traiter les demandes d’entretiens et réparations

·Suivre les entretiens Auto/Moto avec les garages

·Mettre en ligne le planning global mensuel des déplacements

·Etablir les ordres de missions et les transmettre pour validation

·Faire les TDR et budgets des déplacements des chauffeurs

·Temir à jour le fichier de suivi des motos

·Faire la collecte mensuelle des tickets de carburant de tous les véhicules du parc

·Faire le rapport de consommation et le transmettre au Point focal flotte (PFF) pour validation

 

·Procéder à la codification des biens et équipements

· Appuyer le suivi des reformes (vente, donation et destruction) des équipements qui ne répondent plus aux normes d’utilisation de l’organisation en fonction des procédures

 

2.       Gestion de logiciel Tracpoint

·Saisir les factures dans le système Tracpoint avant la fin de la clôture mensuelle.

·Mettre à jour les informations sur les chauffeurs et les véhicules

·Soumettre le rapport tracpoint

3.Gestion des locaux et des Bâtiments

·Suivre les entretiens et les réparations des bâtiments, des installations électriques, climatisation, plomberie, menuiserie, et collaborer avec le Responsable des Achats pour leurs fonctionnements.

·Suivre les Baux (contrats, cautions, factures)

·Tenir à jour le fichier de bail et suivre les paiements des impôts avec la comptabilité

·Assister l’IT pour l’inventaire et la codification des assets

 

4.Contrôle interne et audit externe

  • Soutenir le PFF pour de la mise à disposition des pièces et appui aux suivis des audits de MS Mali
  • Assurer le suivi et le respect des recommandations des auditeurs externes et des auditeurs internes globaux en collaboration avec le PFF et la DL

 

  1. Rapportage et Archivage
  • Soumettre mensuellement le rapport carburant dans le délai (3ème jour du mois N+1).
  • Soumettre mensuellement le rapport de gestion du parc dans le délai (5ème jour du mois N+1).
  • Soumettre mensuellement le rapport tracpoint dans le délai (5ème jour du mois N+1)
  • S’assurer de la transmission des dépenses du mois aux finances avant la fin de la clôture mensuelle.
  • Dresser le PV des réunions flotte
  • Faire l’archivage physique et numérique de tous les documents en lien avec le processus de la flotte

Veuillez noter que vous pouvez également être amené à effectuer des tâches ponctuelles supplémentaires raisonnables, à la demande de votre supérieur hiérarchique.

Veuillez lire ce document conjointement avec la spécification de la personne pour le rôle.

 

Nous voulons des personnes qui soutiennent notre mission pour accroître l'accès à des services de santé sexuelle et reproductive partout. Nous attendons de tous les membres de l'équipe qu'ils partagent notre vision et notre engagement à réaliser notre mission tout en promouvant l'égalité et en préservant le bien-être de tous les clients et collègues.

 

Qualification

Bac+2 dans le domaine de la logistique humanitaire ou équivalent, vous justifiez d’au moins deux ans d’expérience de terrain avec une ONG humanitaire.

 

Expérience

  • Logisticien/ne humanitaire

· 2 ans d’expérience dans le domaine de la gestion de la flotte avec les ONG

· Capacité en analyse, planification, organisation, démarche qualité, achats responsables.

·Connaissances : bonnes connaissances de la gestion des parcs

·Maîtrise de l’outil informatique (autonomie complète sur Word et Excel)

·Capacités rédactionnelles et expérience d’élaboration de rapports

·Bonne connaissance ou expérience des ONG (fonctionnement, mandats etc.…)

 

Attitude et motivation

 

· Pro-Choice

· Intérêt pour la santé publique, en particulier la santé sexuelle et de la reproduction Flexible, prêt à s’adapter à un environnement qui change rapidement

·Rigoureux, et organisé et faites preuve de confidentialité dans les missions qui vous sont confié

·Orienté sur les résultats

·Humilité et patience

·Rigueur, flexibilité sens de l’organisation

·Autonomie, réactivité, dynamisme

·Capacité de communication

·Capacité à travailler sous pression

·Facilités de travail en équipe. A l’aise et souple dans les relations humaines

·Solide sens de l’humour et agilité intellectuelle

·Capacité d’adaptation et d’intégration

·Prêt à voyager à l’intérieur du pays

Le dossier doit être composé :

  1. D’une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences de la candidate répondent aux exigences du poste ;
  2. D’un CV détaillé ;

Les dossiers de candidature doivent être reçus par courriel au plus tard le 10 août 2022 à 17h à l’adresse suivante : recrutement@msimali.org

L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle la candidate postule, soit « Candidature Poste ASSISTANT LOGISTIQUE »

N.B. Seules les candidates présélectionnées pour un test écrit et ou entretien seront contactées. 

 

    

 

Apprenez d'avantage sur nos services

Trouvez plus d’information sur nos services et leur disponibilité à travers le Mali.